Дизайн сервиса планирования отпусков для Лемана ПРО

Для Лемана ПРО мы спроектировали сервис, в котором сотрудники планируют отпуск с учетом графика коллег и сезонности продаж, а руководители согласовывают заявки и контролируют загрузку своих команд.

В одном интерфейсе нужно было объединить личное планирование сотрудника и работу руководителя с графиком команды, сохранив процесс простым и понятным.

Сервисом пользуются все сотрудники компании: от кладовщиков до топ-менеджеров. У них разный возраст, опыт и уровень цифровой грамотности, поэтому интерфейс должен быть понятен человеку независимо от того, насколько уверенно он пользуется цифровыми продуктами.

При проектировании мы ориентировались в том числе на сотрудников с небольшим опытом работы с цифровыми сервисами. При этом интерфейс не должен был усложнять работу более опытным пользователям.

В сервисах, которыми человек пользуется регулярно, со временем запоминаются расположение элементов и последовательность действий. С графиком отпусков иначе: между двумя посещениями может пройти несколько месяцев или год.

Поэтому мы не могли рассчитывать на то, что сотрудник запомнит предыдущий опыт работы с сервисом. Логика действий и подсказки должны помогать ему разобраться с интерфейсом при каждом новом обращении.

При планировании отпуска сотруднику недостаточно просто выбрать даты. Нужно учесть требования законодательства и внутренние правила компании: дополнительные дни отдыха, сезонные ограничения и корпоративные условия. Также важно понимать, не совпадает ли выбранный период с отпуском коллег из той же команды.

Эти правила и ограничения мы заложили в сам сервис. Система учитывает их при планировании и помогает избежать ошибок, поэтому сотруднику не нужно заранее изучать отдельную инструкцию и держать все условия в голове.

Руководитель работает с теми же данными иначе: ему нужно видеть заявки подчиненных, находить пересечения и решать, можно ли согласовать выбранные даты. Особенно большая нагрузка приходится на ноябрь, когда за один месяц необходимо обработать заявки от тысяч сотрудников.

Для работы с большим количеством заявок мы добавили цветовую индикацию и систему обозначений. По ним руководитель может быстро определить статус отпусков, не открывая каждую заявку отдельно. Управление списком сотрудников помогает работать с нужной группой, а переключение между годом и месяцем - находить пересечения и оценивать загрузку команды за разные периоды.

Для ситуаций, в которых ручная проверка не требуется, предусмотрели автоматическое согласование. Если конфликтов нет, руководителю не приходится отдельно обрабатывать такую заявку.

С момента первого запуска в 2013 году сервис прошел несколько итераций. За это время он переехал на микросервисную архитектуру, получил новый дизайн и был запущен еще в одной стране.

При развитии продукта мы проводили исследования и тестировали гипотезы с реальными пользователями. Так изменения в интерфейсе можно было проверять на сотрудниках, которые действительно работают с сервисом, а не оценивать только внутри команды.

Мы последовательно развивали сервис: проводили исследования, тестировали гипотезы и дорабатывали интерфейс на каждой итерации. В результате сократили объём бумажного документооборота, ускорили согласование и снизили нагрузку на сотрудников.
За два года сервисом для планирования отпусков стали пользоваться 88% сотрудников компании — более 30 000 человек. Пользователи отмечают удобство, понятность процессов и стабильную работу решения.