Для «Лемана ПРО» мы разработали собственный сервис электронного подписания документов. Он централизует работу с подписанием, полномочиями пользователей и МЧД и рассчитан на подключение разных бизнес-систем.
Почему понадобился собственный сервис подписания
После автономизации в 2023 году Лемана ПРО собрала работу с электронными документами на единой EDI-платформе. Через нее компания обменивается электронными документами, но для их подписания усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) по-прежнему использовались решения внешних операторов электронного документооборота.
По мере роста электронного документооборота такая зависимость стала мешать развитию системы. Количество электронных документов ежегодно увеличивается примерно на 20%, а решения внешних провайдеров ограничены в масштабировании. Кроме того, собственный механизм подписания нужен, чтобы развивать новые сценарии работы с документами: частичную приемку, аннулирование и взаимодействие с B2B-клиентами.
Еще одна причина связана с изменениями в законодательстве. С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными. Лемана ПРО необходимо было подготовиться к работе с электронными транспортными накладными (ЭТрН) и электронными путевыми листами (ЭПЭ), поскольку через эти документы проходят важные логистические процессы.
Поэтому нашей задачей было разработать собственный сервис электронного подписания, который сможет работать с растущим объемом документов и не будет ограничен возможностями конкретного оператора ЭДО. Сначала он должен обеспечить работу с электронными перевозочными документами, а затем его можно будет подключать к другим документам и бизнес-системам Лемана ПРО.
Как документы попадают к нужному подписанту
Документы поступают в сервис из разных бизнес-систем и собираются в разделе «Мои документы». Здесь пользователь может найти нужный документ с помощью поиска, фильтров и сортировки, открыть его карточку, проверить реквизиты и печатную форму.
(раздел «Мои документы»)
(печатная форма)
Дальше сервис определяет, кто может работать с документом. Для этого он учитывает, кому документ был назначен изначально, его параметры и действующие машиночитаемые доверенности. Машиночитаемая доверенность подтверждает, что сотрудник имеет право подписывать документы от имени компании.
Документ можно сразу назначить конкретному сотруднику. Но есть и групповой сценарий: например, бизнес-система передает документ не определенному человеку, а на склад или в магазин. Тогда сервис проверяет полномочия сотрудников этой операционной единицы и определяет, кому документ будет доступен для работы.
За счет этого бизнес-системе, из которой пришел документ, не нужно самой определять конкретного подписанта: эта логика находится в сервисе электронного подписания.
Поддержали два способа электронной подписи
Сервис позволяет подписывать документы двумя способами. Первый - усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Сотрудник использует установленный сертификат и подписывает документ со своего рабочего компьютера.
Второй способ - через приложение Госключ. Сотрудник самостоятельно выпускает в приложении сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) и там же подписывает документ. Такой вариант упрощает подключение сотрудников к электронному подписанию и снижает затраты компании на массовый выпуск и обслуживание сертификатов.
Добавили пакетную работу с документами
Некоторым сотрудникам приходится подписывать сразу большое количество документов. Чтобы не обрабатывать каждый по отдельности, в сервисе можно собрать документы в пакет и выполнить действие сразу для всей группы: подписать их или сменить подписанта.
Перед запуском операции сервис проверяет, можно ли работать с выбранными документами вместе и нет ли для них ограничений. При этом результат фиксируется отдельно для каждого документа.
Учитываем изменения исходного бизнес-процесса
Документ не всегда должен дойти до подписания. Если подписант обнаружил ошибку или по другой причине не может подписать документ, он может отклонить его и указать причину.
Отменить задачу может и система, из которой она поступила. Это возможно, пока документ еще не находится в работе. Например, если необходимость в документе отпала в исходном бизнес-процессе, задачу можно снять до подписания.
Так сервис учитывает изменения, которые происходят с документом в исходном бизнес-процессе.
Сохраняем историю работы с документами
Для каждого документа формируется история, по которой пользователь может проследить основные этапы обработки: поступление, назначение, начало подписания, отправку в Госключ, подписание, отклонение, смену подписанта и другие значимые события.
Для администраторов и технической поддержки предусмотрен отдельный журнал аудита. В нем фиксируются действия не только с документами, но и с пользователями, сертификатами и МЧД, включая результаты операций и причины ошибок. По журналу можно восстановить последовательность событий при разборе проблем.
Развиваем новые сценарии ЭДО
В будущем можно будет расширить возможности сервиса, чтобы он мог работать не только с отдельными документами, но и со связанными между собой комплектами.
Отдельное направление развития связано с логистическим ЭДО. В перспективе можно поддержать полный жизненный цикл электронных перевозочных документов, включая приемку, корректировку и аннулирование. По мере роста объемов ЭДО в сервисе можно также добавить мониторинг сроков подписания, просрочек и ошибок. Тогда собранные данные можно будет использовать для анализа процессов и формирования показателей для бизнеса.
В дальнейшем сервис планируется использовать для всех документов Лемана ПРО, которые требуют электронной подписи. Новые типы документов и бизнес-системы будут подключаться к уже созданному механизму подписания, поэтому для каждого нового сценария не потребуется разрабатывать его отдельно.