Массовое формирование и подписание документов

Проблема

У крупной федеральной компании, работающей с партнерской сетью в 1000+ контрагентов, возник запрос на масштабирование. Работа с таким количеством контрагентов усложняла процессы: приходилось вручную создавать сотни однотипных договоров, соглашений и дополнений, рассылать их, собирать подписи, отслеживать статусы и обеспечивать хранение.

Такой ручной подход тормозил развитие, приводил к ошибкам и большим временным затратам. Любая неточность в документах могла обернуться убытками и репутационными рисками. Было необходимо минимизировать человеческий фактор и создать единый прозрачный процесс.

Решение

Мы разработали сервис, который превратил трудоемкий процесс документооборота в автоматизированный конвейер. Это не просто генератор документов, а единая платформа для управления всем их жизненным циклом — от создания по шаблону до подписания и архивного хранения. Важным отличием является его независимость от сторонних провайдеров ЭДО, что дает компании полный контроль над данными, процессами и стоимостью владения, а также позволяет гибко встраивать решение в существующую IT-инфраструктуру.

Описание функционала

Мы проектировали систему, отталкиваясь от готовой IT-инфраструктуры компании. На тот момент уже существовала агентская платформа со справочниками контрагентов, договорами и данными для продаж и отчетности.

Анализ показал, что интеграция со сторонними системами документооборота была бы сложной и не давала бы нужной гибкости. У компании есть уникальные бизнес-процессы и нестандартные шаблоны, которые требовали бы постоянных доработок.

Поэтому мы решили построить собственную систему, которая будет:

• Генерировать документы и хранить их шаблоны,
• Настраивать этапы согласования,
• Обеспечивать подписание и рассылку документов,
• Интегрирована с другими системами компаниями для обмена данными.

Мы создали механизм, который настраивает жизненный цикл документа в зависимости от его типа и бизнес-задач. Это помогает соблюдать внутренние регламенты и делает процесс работы прозрачным для сотрудников.

Документы создаются автоматически по заданным условиям: тип контрагента, тип контракта, тип документа, пользовательские данные для конкретного шаблона. Система позволяет создавать документы как для одного контрагента, так и осуществлять массовую генерацию для сотен партнеров одновременно.

При создании шаблона определяется не только структура документа, но и поля для заполнения и правила подписания, например, очередность сторон. Данные контрагентов подставляются в шаблон автоматически. Это работает двумя способами:

1. Ответственный менеджер вводит данные вручную,
2. Информация автоматически загружается из подключенных систем (например, базы данных клиентов).

Для каждого шаблона предусмотрен список настраиваемых параметров. При генерации документа по шаблону можно выбрать тип контрагента, язык документа, подписывается ли документ с помощью ЭЦП, возвращается ли документ после подписания контрагентом (например, дополнение к договору может требовать подписания с двух сторон, а уведомление отсылается контрагенту в одностороннем порядке и не возвращается).

Для заполнения данных в документе используются экспресс-блоки, это позволяет автоматически подставлять в шаблоны данные разных контрагентов.

Это избавляет от рутины и ошибок. Готовые документы можно автоматически рассылать через интегрированные сервисы.

Все созданные документы хранятся в единой библиотеке. В ней можно искать и фильтровать документы по разным параметрам: атрибутам, подписантам, статусам. Здесь же можно просмотреть детали по любому документу, управлять подписанием, скачивать файлы, редактировать или добавлять сканы.

Сервис поддерживает две схемы работы:

• Электронный документооборот - подходит для агентов-резидентов РФ
• Гибридная схема работы со сканами и бумажными документами для нерезидентов РФ

Для подписания используется электронная цифровая подпись (ЭЦП) через «КриптоПро». Это позволяет подписывать документы прямо в сервисе или работать со сторонними системами ЭДО.

Также предусмотрены гибкие возможности для работы со сканами оригиналов и копий документов: можно менять статусы документов в зависимости от загруженного файла, обмениваться сканами с контрагентами и отслеживать получение оригиналов и сканов документов оффлайн.

Каждый сгенерированный документ маркируется штрихкодом, что позволяет быстрее сканировать и обрабатывать печатные версии документов.

Настраиваемые уведомления сообщают пользователям о новых действиях по документам.

Какую пользу приносит сервис

Система работает более 10 лет и за это время доказала свою надежность и эффективность. Сейчас в ней активно используется свыше 55 000 документов, а в архиве хранится около 50 000. Ежемесячно система генерирует 400 - 500 документов по 50 различным шаблонам. Всю эту работу с сетью из 1000+ партнеров ведут всего три сотрудника! Такой результат стал возможен благодаря продуманной архитектуре и автоматизации ключевых процессов.

Помимо этого, система имеет еще ряд преимуществ:

• Единое пространство для работы с документами: централизованная библиотека с гибкой системой фильтрации обеспечивает удобство и быстроту поиска необходимых документов.
• Скорость обработки документов: время на подготовку, рассылку и подписание пакета документов сокращается с недель до нескольких часов.
• Контроль статусов документа: возможность отслеживать статус от создания до подписания и получения оригиналов документов, - весь жизненный цикл.
• Хранение шаблонов: возможность создания и хранения различных видов шаблонов документов.
• Снижение операционных затрат: значительное сокращение трудозатрат сотрудников.
• Минимизация ошибок: автоматическое заполнение шаблонов исключает опечатки и смысловые ошибки, повышает качество и юридическую чистоту документов.
• Повышение прозрачности: полный контроль над статусом каждого документа в режиме реального времени — от создания до подписания и получения оригиналов. • Не требует затрат на поддержку: система работает в автономном режиме и не требует дополнительной тех. поддержки.