Сервис для управления общехозяйственными расходами помогает крупным сетевым компаниям ускорить согласования, повысить прозрачность бюджета и сократить нагрузку на бухгалтерию. Рассказываем, как это работает на практике.
Задача
Большие компании с разветвленной сетью филиалов ежедневно сталкиваются с десятками мелких, но обязательных расходов - на хозяйственные нужды, канцелярию, обслуживание и т. д. Без автоматизации такие траты становятся источником ошибок и затягивают согласования.
Чтобы оптимизировать эти процессы, мы создали для одного из наших заказчиков - крупного торгово-розничного холдинга - сервис общехозяйственных расходов (ОХР). Он помогает централизованно управлять бюджетом, контролировать заявки и отчеты, а также экономить время сотрудников и бухгалтерии.
Цели проекта:
- Сократить время согласования заявок и выделения средств.
- Усилить контроль за расходами подразделений и сотрудников.
- Снизить трудозатраты бухгалтерии за счет централизации процессов.
- Повысить прозрачность и управляемость бюджета.
Как работает сервис
1) Создание заявки
Сотрудник может оформить заявку на себя или коллегу. В ней указываются:
- вид расхода и дата
- подразделение, за счет которого проводится оплата
- согласующий сотрудник (или заместитель)
- необходимость аванса
Если по предыдущим заявкам нет отчетов, система блокирует создание новых.
2) Согласование
После отправки заявка автоматически уходит на согласование. Руководитель видит все детали и может:
- утвердить или отклонить заявку с комментарием
- переназначить ее другому подразделению
- просмотреть историю действий
После согласования данные передаются в 1С, чтобы у пользователя была возможность отчитаться по заявке. Также на этом этапе бухгалтерия может перечислить аванс, если он необходим.
3) Отчет по расходам
Пользователь прикладывает сканы чеков и документов, заполняет нужные поля. Система проверяет полноту данных, не позволяет отправить отчет с ошибками и подсказывает, что нужно исправить.
Отчет можно продолжить заполнять с мобильного устройства по QR-коду, а некоторые документы можно сгенерировать по шаблону – например, расход на корпоративные мероприятия.
4) Финальное согласование
Бухгалтерия проверяет отчет и при необходимости отправляет его на утверждение руководителю. Если расхождение суммы не превышает 10 %, отчет согласуется автоматически.
5) Контроль и аналитика
Система контролирует лимиты подразделений и предотвращает перерасход. Ответственные сотрудники видят все траты и остатки бюджета, могут запросить увеличение лимита или подготовить аналитику по подразделению.
Ключевые функции и преимущества
- Единая платформа - все заявки и отчеты в одном месте.
- Гибкие маршруты согласования - настроены автоматические маршруты согласования. Расходы можно распределить между несколькими подразделениями.
- Автоматические уведомления - система автоматически направляет уведомления согласующим и напоминает о необходимости предоставить отчетные документы.
- Прозрачность статуса - каждый сотрудник видит статус своей заявки в реальном времени: на каком она этапе рассмотрения, и кто является согласующим.
- История изменений – вся история согласований и комментарии сохраняются для дальнейшего аудита и отчетности.
- Ограничение расходов - система не допускает неконтролируемых трат.
Эффективность сервиса ОХР в цифрах:
- За 2024 год обработано 13 014 заявок, из них 64 - в зарубежных филиалах.
- За 2025 год - 9080 заявок, включая 1360 в сентябре.
- Среднее время согласования в 2024 году - 33 часа, в 2025 году - 51 день (включая заявки в расширенных маршрутах).
Итого: за счет внедрения сервиса мы упростили процессы согласования бюджета, сделали их прозрачнее и понятнее для любой категории сотрудников – от рядовых работников до ответственных за траты. Главное – наш инструмент встроился в бизнес-процессы крупного холдинга, и реальные пользователи активно его используют.