Санкции, разрыв международных цепочек поставок и потеря доступных инструментов сделали классические процессы закупок неэффективными. Чтобы сохранить контроль над затратами и обеспечить бесперебойность поставок, компании потребовалось выстроить собственную систему закупок. Рассказываем, как мы создали комплексную платформу, которая стала рабочим инструментом для закупщиков и ежедневно обрабатывает тысячи запросов.
Как изменилась реальность закупок
Закупки - это не просто выбор поставщика. Это целая цепочка действий: сбор потребностей, запрос и анализ предложений, оформление заказа, контроль поставок и дальнейшая аналитика.
Наш заказчик - крупная федеральная компания, работающая с поставщиками по всему миру. Международный формат накладывает дополнительные сложности: кроме цены и наличия нужно учитывать логистику, сроки доставки, валютные риски и условия оплаты.
Ситуация осложнилась после экономико-политических изменений:
- разрушились привычные цепочки поставок
- взаимодействие с зарубежными производителями стало затруднено или невозможно
- доступ к международной платформе с каталогами и актуальными предложениями был потерян
Закупщикам пришлось работать вручную: получать потребности через почту, запрашивать поставщиков отдельно, сводить предложения в Excel. Формализованного процесса не было, каждый делал это по-своему. В результате:
- невозможно отслеживать статус закупок
- сложнее оценивать качество поставщиков
- нет прозрачности решений
- отсутствует аналитика рынка и истории взаимодействий
Бизнесу понадобилась система, которая обеспечит полный цикл закупок - от заявки до анализа. При этом она должна учитывать разные сценарии: срочные закупки, международные поставки, восполнение складов, долгосрочное планирование.
Почему готовые решения не подошли
На рынке есть зрелые системы: SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa. Но они требуют крупных инвестиций, долгой адаптации и зачастую не работают в российских условиях.
В авиационной отрасли раньше использовали другую платформу для автоматизации процесса закупки, но она стала недоступна из-за политических изменений и зависимости зарубежной инфраструктуры. Российские аналоги ориентированы в основном на госзакупки, либо предлагаемые процессы плохо подходят под гибкие корпоративные сценарии.
Поэтому компания приняла решение в пользу кастомного решения - платформы, полностью адаптированной под бизнес-процессы.
Состав решения
Мы внедряли платформу постепенно, наращивая ценность и функциональность:
1. Сбор потребностей
Интеграция с ERP и возможность вносить заявки вручную.
2. Поддержка разных типов потребностей
Это позволило обеспечить несколько стратегий закупок:
- текущие потребности - то, что необходимо сейчас
- долгосрочные потребности - то, что необходимо всегда и возможен долгий анализ рынка для выбора оптимального предложения
- восполнение складского запаса - плановые закупки на квартал и год, которые позволяют оптимизировать затраты.
3. Гибкий выбор поставщиков для отправки запроса
Интеграция с CRM, категории и правила рассылки, отслеживание статусов ответа.
4. Сбор предложений через веб и почту
• личный кабинет поставщика для оперативного взаимодействия
• обработка email-ответов в автоматическом режиме.
5. Центр уведомлений и коммуникаций
Единое окно общения закупщика и поставщика прямо в рамках конкретной потребности.
6. Расчетные алгоритмы для выбора оптимальных предложений
Учитывают стоимость, логистику, условия поставки и другие варианты.
7. Фиксация истории изменений с потребностями
Каждый шаг фиксируется: изменение потребности, рассылка, получение предложений, оформление заказа.
8. Витрина данных
Экспорт данных в BI-системы для дальнейшего анализа.
Результаты
Платформа стала ключевым рабочим инструментом для 60 закупщиков. Сейчас система ежедневно обрабатывает:
- около 200 запросов
- 80 поставщиков в каждом
- 15 000 писем, отправленных автоматически
- 2500 предложений от поставщиков
К таким результатам мы пришли постепенно, автоматизируя и выстраивая процесс по частям.
- Через полгода после старта мы запустили полный цикл обработки потребности - от заявки до анализа предложений.
- Через год появились новые типы потребностей, расширенные стратегии, центр уведомлений и личный кабинет поставщика.
- Сегодня в личном кабинете зарегистрировано 170 поставщиков, среднее время ответа - 45 часов, а минимальное - пару минут.
- В среднем на одну потребность поступает 8 предложений, полный цикл занимает 17 дней.
Компания получила единый прозрачный процесс закупок: все данные централизованы, анализ предложений автоматизирован, результат выбора обоснован и прозрачен. Руководство получило инструмент стратегического управления закупками на основе фактических данных.
Дальнейшие шаги в развитии системы будут направлены на формирование рекомендаций по выбору оптимальных предложений, скорингу поставщиков, аналитике работы закупщиков и возможности загружать каталоги поставщиков для дальнейшей оптимизации процесса закупок.