Дизайн-подход к интерфейсу для планирования и оценки задач

Enterprise-решение для планирования и оценки задач в сезонных авиационных циклах «Зима / Лето». Его цель — повысить уровень автоматизации и управляемости в работе компаний холдинга. 
Система объединяет стратегическое сезонное планирование и оперативные задачи в едином цифровом контуре, позволяя видеть полную картину исполнения поручений и приказов.

Задачи и мероприятия фиксировались в разных инструментах — таблицах, почте, мессенджерах. Единой картины по целям и их выполнению не было, контроль исполнения приказов требовал ручного сбора информации из множества источников. Стратегические задачи не всегда ясно каскадировались до подразделений и конкретных сотрудников, а руководителям было сложно быстро оценить статус выполнения.

Перед нами стояли две взаимосвязанные задачи: снизить объём ручной работы и повысить прозрачность процессов. Для этого нужен был единый инструмент постановки и декомпозиции задач, а также инструмент контроля для руководителей.

С точки зрения дизайна задача усложнялась неоднородностью аудитории. Часть сотрудников использует сервис как инструмент мониторинга и координации, работает интенсивно и проводит в системе много времени. Другая часть обращается к платформе эпизодически: чтобы поставить долгосрочные задачи и цели на сезон. Проектирование интерфейса для такой разной аудитории требует баланса между простотой и функциональностью: интерфейс должен вести неопытного пользователя по сценарию и при этом не мешать тем, кто работает в ней постоянно.

Единая система для всех
Цифровой продукт объединяет инструменты для работы с планированием на всём жизненном цикле задачи — от постановки до выполнения. Реестры позволяют следить за оперативными и сезонными задачами: фильтры и система статусов не дают пропустить важное, подсвечивают приближающиеся сроки и приоритет, наглядно показывают картину в целом. Каждая задача хранит информацию о целях, связанных задачах, участниках процесса и мероприятиях, которые к ней относятся.

Полный контроль и прозрачность
Планирование начинается с мероприятий в календаре: совещаний, рабочих встреч, аудитов и обучений. Мероприятия синхронизируются с почтовым сервисом и содержат цель, повестку, участников и ответственного. По итогам встречи формируется протокол договорённостей, из которого можно сразу создавать задачи. Это позволяет сохранять результаты обсуждений и устанавливает видимую связь между мероприятиями, решениями и их выполнением.
Прежние инструменты не позволяли видеть картину целиком, новый интерфейсный дизайн делает процессы контролируемыми. Дашборд с виджетами даёт сотруднику оперативное представление о текущем состоянии задач и объёме запланированных работ.
Оценка достижения целей — чувствительный процесс, поэтому мы сделали его максимально удобным и понятным для всех участников: интерфейс позволяет гибко указывать сроки, плановые и фактические показатели, а процент успешности рассчитывается автоматически на основе введённых данных.

Автоматизация процессов
Приказы, которые раньше оформлялись на бумаге, теперь создаются в конструкторе: он полностью заменяет бумажный документооборот и автоматически формирует задачи на основе подписанного распоряжения.
Раньше для анализа процесса планирования руководителям приходилось вручную собирать данные из разных источников. Теперь платформа автоматизирует сбор информации и позволяет контролировать ход оценки и выполнения задач, а детализация и фильтры дают срез по компаниям и подразделениям.

Специфика бизнес-процесса
Часть сотрудников работает с платформой эпизодически, заходят в начале сезона и могут вернуться лишь через несколько месяцев. Для таких пользователей каждый визит в систему почти как первый: нужно быстро восстановить контекст и приступить к работе без повторного обучения.
Мы выстроили простые сценарии и на каждом шаге оставили только те инструменты, которые необходимы в данный момент. Отдельно проработали редполитику: исключили специфические сокращения и аббревиатуры, сделали заголовки и сообщения максимально ясными, без избыточного текста и двойных толкований. Подсказки в потенциально сложных местах помогают пользователю быстро ориентироваться даже после долгого перерыва.
Такой подход работает для всех. Неопытный пользователь, получает чёткие ориентиры и не теряется в интерфейсе. Опытный сотрудник, работающий в системе интенсивно, не сталкивается с лишними подсказками и ограничениями, интерфейс не замедляет его и не отвлекает от задач.

После успешного запуска платформы мы продолжили расширять её возможности. Потребность в отдельных пространствах для командной работы привела к созданию модуля «Проекты», который объединяет задачи, мероприятия, участников и другие рабочие элементы в рамках одной инициативы. Для каждого проекта формируется команда, назначается ответственный, отслеживаются сроки, статусы и ход выполнения работ. Это позволяет хранить всю информацию по проекту в одном месте, упрощает координацию участников и управление реализацией инициативы.

Планирование не ограничивается внутренними задачами компании, поэтому следующим шагом стал модуль «Контрагенты». В разделе собрана информация о внешних партнёрах, клиентах и организациях, а также история взаимодействия с ними: контактные лица, мероприятия, задачи и связанные проекты. Это позволяет вести работу с партнёрами в едином контуре и сохранять историю коммуникаций.

Система стала обязательным инструментом в компании, 
поэтому мы сфокусировались на том, чтобы она поддерживала пользователя, а не усложняла работу. Интерфейс предотвращает ошибки, сокращает лишние действия, ведет пользователя по сценарию, этим помогая эффективнее решать бизнес-задачи.

Мы продолжаем исследовать опыт пользователей и развивать продукт. После нескольких итераций редизайна система внедряется в новые подразделения и эволюционирует вместе с задачами бизнеса и запросами пользователей.