Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронный аналог бумажной доверенности. Она содержит в себе те же данные и представляет собой .xml файл, который заверяется электронно-цифровой подписью руководителя организации.
С 1 сентября 2023 года сотрудники, кроме единоличного исполнительного органа (ЕИО), должны работать с электронными подписями по новым правилам.
Если документ нужно подписать подчиненными, то им нужно использовать свои личные электронные подписи (ЭП) физического лица в связке с машиночитаемой доверенностью (МЧД).
Сведения о МЧД хранятся в распределённом реестре ФНС. Это позволяет при подписании документов не прикладывать файл доверенности, а только указывать его номер и подписывать личной подписью сотрудника. При этом есть важный нюанс – получать информацию о доверенности сотрудника по номеру возможно только при условии, если контрагент использует сервис электронного документооборота (ЭДО), который интегрирован с реестром ФНС.
Преимущества использования МЧД
Для больших организаций администрирование ЭДО и управление документами упрощается в разы:
- реализована возможность своевременно отозвать МЧД при увольнении сотрудника
- есть возможность разграничить полномочия по подписанию МЧД прямо в ЭДО
Внедрили решение для группы компаний S7
S7 большая партнёрская сеть, которая насчитывает тысячи контрагентов, которые продают авиауслуги по всей стране и за ее пределами. Контрагенты регулярно подписывают различные документы, как, например, обновление партнёрских условий и тарифов, при этом условия могут различаться для разных групп контрагентов и регионов.
За решением данного вопроса S7 обратились к нам, ведь мы разработали для них не один сервис для партнеров и сотрудников (например, S7 Virtual Manager). Мы разработали сервис для управления документооборотом DocsBox. Основная функция DocsBox – генерация документов. Сервис позволяет агентам и представителям S7 подписывать электронные документы с помощью электронной подписи (ЭП).
В целом, в DocsBox ведется учет и администрирование документов, шаблонов, подписантов, реквизитов, представителей, доступны предпросмотр и печать документов. Для генерации документов в нем используются загружаемые шаблоны, конструктор условий и данные из мастер-системы о контрагентах, а для подписания документов и валидации подписей используется сервис со встроенным от «КриптоПро». Подробнее о том, как работает SDK рассказываем в этой статье.
С прошлой осени мы добавили возможность работы с МЧД. Эту работу мы разделили на два этапа:
- Предоставить контрагентам возможность загружать файл машиночитаемой доверенности вместе с цифровой подписью. Для это мы реализовали автоматическую валидацию МЧД в момент загрузки и при подписания электронного документа в ЭДО. Валидация МЧД происходит с помощью сервиса, который взаимодействует с ФНС и проверяет соответствие подписанта, представителя и полномочий.
- Провести интеграцию с распределённым реестром ФНС, что дает возможность контрагенту указать только номер доверенности (UUID), остальное мы получаем из распределенного реестра ФНС России.
В результате внедрение МЧД позволило соблюсти требования законодательства России в части подписания электронных документов сотрудниками, если они используют сертификат ЭП физического лица, так как в этом случае использование бумажной доверенности уже запрещено. За первый месяц внедрения МЧД было обработано 1300 документов через ЭДО.