«Сертификаты» Leroy Merlin: база документов для ассортимента

Наш сервис поддерживает базу данных сертификатов «Леруа» в России и Казахстане. Им пользуются все сотрудники Leroy Merlin, закупающие товар, и работники торгового зала.

О каких сертификатах речь

Разрешительные документы – это официальные документы, которые оформляются для законной продажи и изготовления различных видов продукции. Они подтверждают, что продукция безопасна и соответствует принятым законодательным требованиям.

Всего существует около двадцати видов разрешительных документов: декларация ЕАС (Евразийского Экономического Союза), сертификат ЕАС, свидетельство о государственной регистрации, инструкция пользователя, декларация и сертификат ТР РФ о пожарной безопасности, фитосанитарный сертификат и другие.

Добавление сертификата

Сертификаты попадают в Леруа несколькими способами:

либо поставщик загружает сертификаты в QMS – единую базу сертификатов,
либо он отправляет документы по email, и специалист по закупкам добавляет их в базу самостоятельно.

Все сертификаты, вне зависимости от способа их добавления в сервис, попадают на валидацию. Сначала происходит автоматическая валидация по формату PDF и по размеру не более 20 мб.

Локальные и импортные сертификаты дополнительно проходят проверку отделом качества и только после этого становятся доступны пользователям.

После проверки сотрудник находит сертификат в базе и привязывает его к артикулам. Он может выбирает характеристики разрешительного документа: вид сертификата по сфере действия, по типу сертификата, по типу размещения.

Все сертификаты, как уже валидированные, так и находящиеся в очереди, хранятся в «Яндекс.Облаке».

В упрощённом виде это выглядит так:

Сертификаты загружаются либо из QMS, либо вручную (если документ получен по email).
Происходит автоматическая валидация по формату и размеру, и валидация отделом качества.
Сотрудник привязывает файл сертификата к артикулам.
Файл остаётся на хранении в «Яндекс.Облаке».

Работа с базой сертификатов

В базе сертификатов есть расширенная фильтрация для удобного поиска:

По LM-коду (внутренний код продукта).
По поставщику.
По ответственному специалисту закупок.
По отделу/подотделу.
Просмотр списка сертификатов с типами сертификатов, с датами действия, статусом валидации.

Обязательные и просроченные сертификаты

В сервисе действует система информирования о просроченных сертификатах и недостающих разрешительных документах. В отчётах по заданным фильтрам сотрудник видит такие сертификаты и, на основании этой информации, может остановить закупку или продажу товара.

Если в поиске сотрудник выберет товар без сертификата, он увидит отметку, что документ на данный товар отсутствует, но является обязательным.

Если товар не подлежит обязательной сертификации, это так же будет отмечено в соответствующей графе.

Для обязательной разрешительной документации создан «Атлас рисков ADEO», в котором описывается, какие разрешительные документы обязательны для конкретного товара. Поэтому теперь сотрудник может не запрашивать у каждого поставщика все виды документов, а только необходимые, что существенно облегчило жизнь поставщикам.

Предоставление сертификата по требованию покупателей

В магазинах Leroy Merlin любой покупатель имеет право запросить документы, подтверждающие сертификацию товара в соответствии с законодательством.

Чтобы быстро найти, открыть для демонстрации и распечатать все необходимые сертификаты, сотрудники используют этот сервис. Он обеспечивает удобный поиск по различным параметрам: названию, внутреннему коду, штрих-коду и номеру сертификата.

Вся информация по сертификату хранится в одном месте, специалист легко может открыть сертификат без скачивания, скачать и распечатать сертификат, увидеть срок его действия, тип и требования.

В результате мы создали сервис сертификатов, который:

Централизованно хранит разрешительные документы с классификацией по категориям и типам документов.
Имеет оперативный доступ к новым сертификатам от поставщиков, благодаря интеграции с системой QMS.
Позволяет удобно искать сертификаты сразу по нескольким параметрам.
Отслеживает список обязательных по законодательству сертификатов на продукцию и контролирует срок действия документов.